05 сентября 2019
Назад в блог

Новый офис! Проектируем не только сайты, но и переезд.

Организация пространства и рабочего процесса

Три года мы жили не тужили в уютном офисе в историческом центре Тамбова, но наша команда выросла и больше не помещалась в любимых стенах. В переговорках стало тесно, даже привычка планировать встречи в корпоративном календаре не спасала — их было слишком много.

На первый взгляд, задача несложная — просто снять офис побольше. Но, пробежавшись взглядом по объявлениям, мы быстро поняли, что количество подходящих нам сдающихся помещений стремится к нулю.

Как истинные юиксеры и инженеры мы начали с исследования.

Исследование

Чтобы понять, что именно искать, мы описали необходимые составляющие.

Целевая аудитория — это мы, сотрудники молодой ИТ-компании, которые хотят комфортных условий труда и транспортной доступности офиса. Средний возраст — 25–35 лет.

Что мы искали
  1. Расположение — центр или юг города, наличие мест для парковки и близость остановок общественного транспорта.
  2. Хороший ремонт или возможность сделать его таким с минимальными вложениями.
  3. Наличие общепита в шаговой доступности.
  4. Желательна обособленность офиса (не хочется делить рабочее пространство с другими компаниями, огромный open space тоже не подходит, так как разный характер работы отделов мешает рабочему процессу).
  5. Разумеется, максимально недорого.
Что нам предлагали
  • Помещения в центре города с плохим ремонтом либо полным его отсутствием, но зато с высоким ценником.
  • Хорошие помещения с подходящей стоимостью, но в дикой промзоне либо требующие больших инвестиций в финальную отделку.
  • Россыпь маленьких-премаленьких кабинетиков или, наоборот, огромные нефункциональные open space.
Гипотезы и сценарии

Для комфортной работы нам нужны разные кабинеты для разработки, управления проектами и отдела продаж, чтобы никто никому не мешал. Кроме того, были нужны как минимум две переговорных для скайп-коллов, митингов, ревью и других мероприятий.

Необходимо было проработать следующие сценарии:

  • Все сотрудники должны беспрепятственно добираться до офиса на машине без проблем с парковкой или легко добраться на общественном транспорте.
  • Должна быть возможность пообедать в столовой или кафе поблизости или сходить в продуктовый магазин.
  • Круглосуточный доступ: если кто-то захочет прийти очень рано, а уйти очень поздно — ничто не должно ему помешать это сделать.

После сотни просмотренных объявлений и с десяток походов на просмотр мы подобрали подходящий вариант:

Плюсы Минусы
Большая площадь 230 кв. м Транспортная доступность — средняя (12 минут ходьбы от остановки)
Новый ремонт Не центр города
Наличие мебели в хорошем состоянии: шкафы, стулья, столы и прочее Нет магазинов под рукой, ближайший гипермаркет — в 15 минутах ходьбы
Обособленный этаж, замок с отпечатком пальца
Наличие отдельных кабинетов (30–50 кв. м), переговорных (10–15 кв. м) и большой кухни
Дополнительные преимущества: крыша размером с футбольное поле, где можно проводить встречи, лекции и просто пятничные тусовки
Нет проблем с парковкой
Круглосуточный доступ
Реализация

Итак, плюсов больше, а минусы, как выяснилось, не так уж критичны, — переезжаем! Формируем инициативную группу, отвечающую за организацию переезда, составляем бэклог задач и распределяем роли.

За неделю ДО

Работа над проектами наших любимых клиентов не должна останавливаться ни на минуту, поэтому подготавливаем почву для комфортного и быстрого переезда заранее. Наша цель — переезд одним днем, в выходные.

В первую очередь перевозим все, кроме самого необходимого — столов, стульев и компьютеров, и смотрим, как наш уютный офис потихоньку превращается в пустыню. Параллельно проводим инвентаризацию, стикируем вещи, технику и инвентарь, чтобы проследить за сохранностью и иметь возможность быстро расставить и подключить все рабочие места на новом месте. Производим подготовку на новом месте — меняем и настраиваем замки, организуем грузоперевозку мебели и чистку кондиционеров, проводим интернет, вызываем клининговую службу, заказываем биваны и напольное покрытие для площадки на крыше.

День Х

День переезда был похож на ограбление «Росбанка», в здании которого мы располагались. Большую часть мебели грузчики привезли заранее. Но компьютеры, мониторы, ноутбуки и другую ценную технику мы им не доверили и перевозили сами. Картина маслом: двадцать пять человек гуськом выносят технику из банка. Впереди осталось самое интересное — организация нового пространства!

Результат

Несколько часов суеты, споров и перестановок — и мы наконец организовали пространство должным образом. Изначально создали план расстановки мебели и продумали функционал каждого помещения, учли метраж и количество столов, но совсем без сюрпризов обойтись не получилось — два стола не захотели влезать на предусмотренное для них место, поэтому пришлось импровизировать на месте.

До конца лета оставалась еще целая неделя, и под лучами теплого солнца мы быстро облюбовали площадку на крыше. Всем хотелось работать и засиживаться именно там, а столы отошли на второй план.

Организация пространства

На этаже четыре основных кабинета: самый большой и многочисленный тот, где работают дизайнеры и проектировщики. Отсюда слышны только клики мышкой и гул от мыслительного процесса. Кабинет фронтенд- и бэкенд-разработки во многом похож — только стук по клавиатуре и музыка из наушников нарушают тишину. На контрасте с ними отдел управления проектами — здесь бесконечные обсуждения прерывают только созвоны с клиентами, а отдел продаж вообще не прерывает общения с ними.

В офисе есть две «переговорки» — большая с овальным столом на 8–10 человек и малая с телевизором и вместимостью до 6 персон, chillout-зона с креслами-мешками и кофейным столиком, просторная кухня и холл, где можно посидеть на диване, поболтать и перекусить.

До офиса приятно добираться пешком — путь лежит через сквер с густо посаженными ивами, милыми клумбами и извилистыми дорожками.

Рабочий процесс

Начало рабочего дня не привязано к 9 утра: в коллективе есть ранние пташки и совы, которые потягиваются позже. Все понимают свою ответственность перед коллегами и клиентами: главное — результат и польза, которую ты приносишь, а не время, просиженное в офисе.

Каждый сам выбирает время и место обеда, но обычно мы любим обедать вместе, чтобы пообщаться во время еды и немного отвлечься. Мы даже наладили эксклюзивную доставку еды в офис из кафе, в котором обедали на старом месте.

С переездом количество активностей возросло: теперь по вторникам после работы мы занимаемся йогой, в среду собирается клуб любителей подымить и курят кальян, а в пятницу смотрим фильмы и иногда жарим что-нибудь на мангале.

Несмотря на то что в новом офисе мы совсем недолго, мы смогли обустроиться и чувствуем себя здесь как дома. Подготовка и спланированный переезд позволили избежать каких-либо сбоев или задержек в работе.

Вот так привычка исследовать, проектировать и тестировать, прежде чем принять решение, позволила компании из 25 человек переехать в новый офис за один день без каких-либо последствий для клиентских проектов. Приезжайте в гости!

Контакты
Пишите
Звоните
Москва
Ленинская слобода, 26
Тамбов
Кавалерийская, 7А